Czym jest komunikacja korporacyjna? Definicja, rodzaje i najlepsze praktyki
Komunikacja ma ogromne znaczenie zarówno wewnątrz firmy, jak i na zewnątrz. Pozwala na budowanie relacji z różnymi grupami odbiorców oraz współpracownikami. Dowiedz się, czym jest komunikacja korporacyjna, jakie są jej rodzaje, jak wpływa na wizerunek firmy i jak ją skutecznie wdrożyć w swojej organizacji.
Świat biznesu jest dziś bardzo dynamiczny. Przy tak szybkim przepływie informacji reputacja firmy może ulec zmianie zaledwie w kilka chwil.
Dlatego tak ważne jest, by odpowiednio się komunikować.
Po pierwsze, aby utrzymać renomę. A po drugie – by w razie potrzeby szybko ją odbudować.
Z tego artykułu dowiesz się:
- Czym jest komunikacja korporacyjna?
- Jakie są rodzaje komunikacji korporacyjnej?
- Dlaczego tak ważna jest spójna komunikacja?
- Jaką rolę w komunikacji pełni agencja PR-owa?
Czym jest komunikacja korporacyjna?
Komunikacja korporacyjna to strategiczny proces przekazywania informacji zarówno wewnątrz firmy (komunikacja wewnętrzna), jak i na zewnątrz (komunikacja zewnętrzna).
Obejmuje wszelkie komunikaty mające na celu budowanie i utrzymywanie pozytywnych relacji z różnymi grupami odbiorców, takimi jak klienci, inwestorzy, media, partnerzy biznesowi, społeczność lokalna, a także pracownicy.
Przede wszystkim chodzi o dostarczanie najważniejszych informacji o firmie, jej wartościach i celach.
Poprzez skuteczną komunikację firma może:
- Budować zaufanie i wiarygodność – transparentna komunikacja buduje zaufanie wśród interesariuszy, co przekłada się na lojalność klientów, zaangażowanie pracowników i pozytywne relacje z inwestorami.
- Kształtować pozytywny wizerunek – utrwalanie pozytywnego wizerunku firmy wpływa na jej atrakcyjność dla potencjalnych klientów, partnerów biznesowych i pracowników.
- Zaangażować pracowników – komunikacja wewnętrzna tworzy poczucie przynależności i zaangażowania wśród pracowników, co przekłada się na ich motywację i efektywność.
- Zarządzać reputacją – monitorowanie i reagowanie na opinie oraz komentarze umożliwia skuteczne zarządzanie reputacją firmy.
- Wzmacniać swoją pozycję na rynku – regularne informowanie o sukcesach pozwala firmie wyróżnić się na tle konkurencji i zbudować silną pozycję na rynku.
W dzisiejszych czasach konkurencja jest coraz większa, a dostęp do informacji nieograniczony. Budowanie trwałych relacji jest więc ważnym aspektem, by osiągnąć sukces biznesowy.
Rodzaje komunikacji korporacyjnej
Komunikacja korporacyjna to szerokie pojęcie, które obejmuje wiele różnych form i kanałów przekazu. Rozróżniamy dwa główne rodzaje komunikacji korporacyjnej:
- zewnętrzną i
- wewnętrzną.
Choć każda z nich pełni odmienną funkcję i wykorzystuje inne narzędzia, obie są równie ważne i powinny tworzyć spójny obraz marki.
Komunikacja zewnętrzna – jak budować pozytywny wizerunek firmy?
Komunikacja zewnętrzna to wszelkie działania skierowane do odbiorców spoza firmy, takich jak klienci, inwestorzy, media, partnerzy biznesowi czy społeczność lokalna.
Krótko mówiąc – odpowiada za postrzeganie firmy na zewnątrz.
Jej celem jest budowanie pozytywnego wizerunku i wiarygodności, a także zarządzanie relacjami z interesariuszami. Dostarcza informacji o organizacji, jej strukturze, wartościach i planach.
Co składa się na komunikację zewnętrzną?
Relacje z mediami – nawiązywanie i utrzymywanie kontaktów z dziennikarzami, redaktorami i innymi przedstawicielami mediów, tworzenie i dystrybucja komunikatów prasowych, organizacja konferencji prasowych.
Relacje inwestorskie – komunikacja z inwestorami, dostarczanie im informacji finansowych i strategicznych, organizacja spotkań i prezentacji.
CSR (społeczna odpowiedzialność biznesu) – komunikowanie działań firmy na rzecz społeczności lokalnej i środowiska naturalnego.
Narzędzia komunikacji zewnętrznej:
- strona internetowa,
- media społecznościowe,
- komunikaty prasowe,
- eventy i konferencje.
Komunikacja wewnętrzna – jak motywować i angażować pracowników?
Komunikacja wewnętrzna jest natomiast skierowana do pracowników firmy.
Jej celem jest zapewnienie sprawnego przepływu informacji wewnątrz organizacji oraz budowanie zaangażowania, motywacji i poczucia przynależności wśród zespołu.
Sprowadza się do tego, by:
- pracownicy na wszystkich szczeblach znali wartości firmy i wiedzieli, co dzieje się w organizacji, dzięki czemu komunikacja zewnętrzna będzie spójna,
- oraz by budować zaangażowany i wspierający się zespół, w którym każdy może na siebie liczyć.
Na komunikację wewnętrzną składa się:
Komunikacja pionowa (wertykalna) – przepływ informacji między różnymi szczeblami hierarchii, zarówno z góry na dół (np. komunikaty od zarządu), jak i z dołu do góry (np. feedback od pracowników).
Komunikacja pozioma (horyzontalna) – wymiana informacji między pracownikami na tym samym szczeblu zarówno w ramach jednego działu, jak i między różnymi działami.
Komunikacja formalna – komunikacja odbywająca się za pośrednictwem oficjalnych kanałów, takich jak e-maile, spotkania, intranet czy oficjalne dokumenty.
Komunikacja nieformalna – spontaniczna wymiana informacji między pracownikami, odbywająca się poza oficjalnymi kanałami, np. podczas rozmów przy kawie czy w mediach społecznościowych.
Narzędzia komunikacji wewnętrznej:
- intranet,
- newslettery,
- e-maile,
- spotkania zespołowe,
- tablice ogłoszeń,
- platformy do komunikacji wewnętrznej.
Komunikacja wewnętrzna koncentruje się na wzmacnianiu relacji i efektywności wewnątrz organizacji, natomiast komunikacja zewnętrzna ma na celu budowanie relacji firmy z jej otoczeniem zewnętrznym, zwiększanie zaufania oraz promowanie marki.
Oba rodzaje komunikacji muszą być spójne, aby firma była postrzegana jako wiarygodna i profesjonalna zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz.
Dlaczego spójna komunikacja jest kluczowa?
Kiedy tworzysz wizerunek firmy, na pewno zależy ci, aby budziła ona konkretne skojarzenia.
Żeby to osiągnąć, należy się zastanowić, jakie wartości ma twój biznes, i to właśnie je przekazywać odbiorcom.
Spójne komunikaty pozwalają zidentyfikować markę, czyli umieścić ją w konkretnych ramach.
Budowanie konkretnych skojarzeń przyspiesza proces przyswajania informacji, a to z kolei rozwija zaufanie i lojalność.
Jeśli jednak myślisz, że spójność należy zachować jedynie w komunikacji zewnętrznej, to bardzo się mylisz.
Wszelkie wartości, które reprezentuje twoja firma, muszą przekładać się również na funkcjonowanie wewnątrz organizacji.
Dzięki temu twoi pracownicy będą mówili o firmie jednym głosem, potwierdzając jednocześnie realny wpływ tych informacji na działalność przedsiębiorstwa – co tylko wzmocni poziom zaufania na zewnątrz.
Efektywna komunikacja korporacyjna to kluczowy element, który może zadecydować o sukcesie lub porażce firmy.
Jak zapewnić spójność komunikacji zewnętrznej i wewnętrznej?
- Kanały komunikacji – wszystkie kanały komunikacji powinny być ze sobą zintegrowane i wzajemnie się uzupełniać.
- Tone of voice – sposób komunikowania należy dostosować pod grupę odbiorców i utrzymywać go w większości komunikatów.
- Wartości firmy – komunikaty powinny odzwierciedlać wartości, które są ważne dla firmy.
- Kluczowe przesłania – firma powinna mieć jasno określone kluczowe przesłania, które są powtarzane w różnych formach.
- Klarowność informacji – komunikaty powinny być jasne i wporst przekazywać najważniejsze informacje.
- Identyfikacja wizualna – logo, kolory i typografia powinny być jednakowe we wszystkich komunikatach i powinny być dopasowane do charakteru marki.
Rola agencji PR-owej w skutecznej komunikacji
Zadaniem agencji PR-owej jest stworzenie strategii komunikacji dostosowanej do twoich potrzeb i celów biznesowych.
Piarowcy zajmą siękompleksową komunikacją zewnętrzną w twojej firmie i okażą wsparcie w komunikacji wewnętrznej.
Zajmą się m.in.:
- tworzeniem strategii komunikacji,
- przygotowywaniem i dystrybucją komunikatów prasowych,
- organizacją konferencji prasowych,
- budowaniem relacji z mediami,
- monitorowaniem mediów i reagowaniem na publikacje dotyczące firmy,
- tworzeniem i zarządzaniem treściami na stronie internetowej i w mediach społecznościowych,
- budowaniem i utrzymywaniem relacji z klientami, inwestorami i innymi interesariuszami,
- zarządzaniem kryzysem wizerunkowym,
- budowaniem pozytywnego wizerunku pracodawcy (employer branding).
Zyski z zatrudnienia agencji PR
Zatrudnienie agencji PR-owej ma dwie kluczowe zalety:
- Sieć kontaktów – wieloletnie działanie na rynku pozwala na zbudowanie silnych relacji z dziennikarzami i specjalistami z wielu różnych branż. Budowanie takiej bazy od zera może być bardzo czasochłonne.
- Obiektywne spojrzenie – specjaliście ds. komunikacji, którzy nie są zatrudnieni bezpośrednio przez firmę, są w stanie wiarygodnie ocenić mocne i słabe strony organizacji, a dzięki temu stworzyć skuteczniejszą strategię komunikacyjną.
Kiedy zrozumiesz, że komunikacja korporacyjna to nieodłączny element funkcjonowania twojej firmy, który wpływa na jej sukces i wizerunek, stworzysz silną markę i zespół zaangażowanych pracowników.
Czy chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak skutecznie zarządzać komunikacją w swojej firmie?
Brandscope oferuje profesjonalne usługi doradztwa w zakresie komunikacji korporacyjnej. Pomożemy ci opracować i wdrożyć skuteczną strategię komunikacji, która wesprze twoje cele biznesowe.