Dystrybucja informacji prasowej – praktyczne wskazówki

• napisać interesująca zajawkę do tekstu,
• przygotować tekst niemal gotowy do publikacji (ale z możliwością edycji!).

1. Zasady formatowania tekstu

Odpowiednie formatowanie tekstu ułatwia dziennikarzowi szybkie zapoznanie się z treścią i wychwycenie najważniejszych informacji.

No i co tu dużo mówić – przejrzysty plik świadczy o twoim profesjonalizmie.

Najważniejsze cechy dobrze sformatowanego tekstu:

• czytelna czcionka o standardowym kroju (np. Times New Roman, Calibri) w rozmiarze 11-12 punktów,
• pojedyncze odstępy między wierszami i podwójne między akapitami,
• pogrubiony lead zawierający esencję artykułu,
• zastosowanie śródtytułów dla dłuższych tekstów,
• wyróżnienie cytatów (kursywa lub wcięcie),
• stosowanie wypunktowań dla list i zestawień,
• unikanie nadmiernych wyróżnień (pogrubień, kolorów itd.)

Ważne jest, aby formatowanie ułatwiało szybkie skanowanie tekstu wzrokiem, ale nie rozpraszało nadmiernymi ozdobnikami.

2. Odpowiedni format pliku dla dziennikarza

Wybór właściwego formatu pliku dla informacji prasowej ma duże znaczenie.

Format powinien być powszechnie dostępny, łatwy w odczycie i edycji dla dziennikarzy.

Najlepiej przesłać plik w DOC/DOCX lub RTF. Umożliwia to kopiowanie fragmentów tekstu i wprowadzanie zmian.

Unikaj nietypowych formatów, charakterystycznych np. dla danego systemu operacyjnego lub niszowego edytora tekstu.

Mogą otworzyć się niepoprawnie lub nie wyświetlić w ogóle na niektórych komputerach

Dobrą praktyką jest również nadawanie plikom nazw zawierających datę oraz słowa kluczowe związane z tematem lub dać tytuł w nazwie.

3. Dołączanie materiałów dodatkowych do publikacji

Materiały wizualne zwiększają atrakcyjność informacji prasowej i szanse na publikację.

Dziennikarze doceniają gotowe do wykorzystania profesjonalne zdjęcia, grafiki czy materiały wideo, które wzbogacą artykuły.

Tutaj jednak również warto pamiętać o kilku zasadach.

• Zdjęcia przesyłaj w odpowiedniej rozdzielczości i w powszechnie stosowanych formatach (analogiczna sytuacja jak w przypadku plików tekstowych).
• Jeżeli pliki ważą zbyt dużo, prześlij je przez WeTransfer lub zapisz na chmurze i przekaż do niej link w mailu.
• Przesłane pliki opisz, aby dziennikarz nie miał wątpliwości, co publikuje.
• Wszystkie materiały wizualne powinny być gotowe do natychmiastowego wykorzystania, bez konieczności dodatkowej obróbki.
• Zadbaj też, jeśli korzystasz z grafik stockowych, żeby były to obrazy z wolną licencją.

4. Interesująca zajawka

Jeżeli chcesz, by dziennikarze opublikowali twoją informację prasową, musisz ją dobrze „sprzedać”.

Pamiętaj jednak, kto jest twoją grupą celową.

Tutaj nie sprawdzą się marketingowe frazesy i język korzyści. Musisz pokazać, że twój tekst zawiera informacje interesujące dla czytelników danego medium.

W mailu przedstaw więc kluczowe wątki i wnioski, przejdź od razu do sedna.

Im szybciej dziennikarz zrozumie, o czym jest twój artykuł, tym lepiej.

W pełnej skrzynce mailowej już sam tytuł ma ogromne znaczenie i decyduje, czy wiadomość zostanie odczytana, czy nie.

Podejdź do dziennikarzy, jak do potencjalnych późniejszych czytelników. Skoro przykujesz ich uwagę, tym chętniej wykorzystają tekst.

5. Wybór odpowiedniego momentu dystrybucji informacji prasowych

Timing odgrywa ważną rolę w skuteczności informacji prasowej.

Nawet najlepiej przygotowany komunikat może przejść bez echa, jeśli zostanie wysłany w nieodpowiednim momencie.

Po pierwsze, zastanów się, kiedy jest największa szansa, by dziennikarz odebrał twojego maila.

Statystycznie najlepsze rezultaty przynosi dystrybucja we wtorki, środy i czwartki rano – między 9:00 a 11:00.

Piątki po południu i dni poprzedzające długie weekendy, to natomiast czas, gdy skrzynki mailowe nie są sprawdzane z dużą częstotliwością.

Choć są wyjątki od tej reguły. Czasem i wysyłka w piątek przyniesie efekt, kiedy dziennikarz nie będzie miał nic w zanadrzu do publikacji na portalu w weekend.

W tym przypadku największą szansę mają tekstu o lżejszym charakterze i odnoszące się do „codziennych” tematów, np. popkultury.

Po drugie, weź pod uwagę kalendarz. Uwzględnij wydarzenia lub święta, które mogą zwiększyć zainteresowanie tematem.

Na przykład, jeśli piszesz informację prasową o ubezpieczeniach turystycznych, wyślij ją w sezonie wyjazdowym.

Pamiętaj jednak, żeby wysłać ją z odpowiednim wyprzedzeniem, ponieważ inni także będą chcieli skorzystać z okazji – a zazwyczaj „wygrywa” pierwszy.

Jednocześnie unikaj dat, kiedy odbywają się duże wydarzenia polityczne, sportowe czy kulturalne, które mogą zdominować przestrzeń medialną.

Warto przygotować kalendarz publikacji z wyprzedzeniem, zwłaszcza gdy regularnie wysyłasz informacje prasowe.

6. Dobór właściwych odbiorców

Oczywiście, możesz masowo rozesłać swój komunikat do przypadkowych portali informacyjnych.

Zwłaszcza jeśli chcesz, by media kojarzyły cię z nieprzydatnymi dla nich informacjami i komunikatami prasowymi.

Jeżeli zależy ci na budowania silnych i dobrych relacji ogranicz wysyłkę tylko do mediów branżowych lub dziennikarzy, którzy zajmują się danym obszarem.

Pomoże ci w tym tworzenie i bieżące aktualizowanie własnej bazy kontaktów.

Weź również pod uwagę profesjonalne serwisy dystrybucji, np. PAP (Polska Agencja Prasowa) lub Newseria.

7. Follow-up po dystrybucji materiałów

Profesjonalny follow-up może znacząco zwiększyć szanse na publikację. Wymaga jednak wyczucia i poszanowania pracy dziennikarza oraz umiejętności komunikacyjnych.

Tutaj jest ważne, aby pamiętać, że to element budowania długofalowych relacji z mediami, a nie jednorazowe „wymuszenie” publikacji.

O czym warto pamiętać przy follow-upie?

• odczekaj 1-2 dni po wysłaniu informacji przed wykonaniem telefonu,
• przygotuj krótkie wprowadzenia do rozmowy,
• zaproponuj dodatkowe informacje, materiały lub możliwości rozmowy z ekspertem,
• podkreśl wartość informacyjną tematu,
• uszanuj decyzję dziennikarza, jeśli nie jest zainteresowany tematem.

Nie zapomnij podziękować, gdy twój komunikat zostanie opublikowany – dziennikarzowi i nam 😉

Podusmowanie

Jak widzisz – przygotowanie dystrybucji wymaga tyle samo precyzji, co napisanie informacji prasowej.

Jeśli zrobisz to w sposób przemyślany i dostarczysz dziennikarzom wszystkich niezbędnych materiałów, możesz liczyć na szybką i jakościową publikację.

Jeżeli natomiast prześlesz mailem plik, którego nie można edytować, a zdjęcia będą w kiepskiej jakości – nikogo nie zainteresuje taki materiał.

Oczywiście nie musisz robić tego wszystkiego samodzielnie.

Informacje prasowe to nasza specjalność.

W agencji Brandscope:

• wiemy jak zainteresować dziennikarzy naszymi materiałami prasowymi,
• mamy zbudowaną bazę kontaktów,
• specjalizujemy się w ubezpieczeniach, finansowaniu i energetyce,
• na bieżąco robimy reaserch, by zrozumieć branżę naszego klienta.

Skontaktuj się z nami i pozwól swojej firmie zaistnieć w mediach.