Jak stworzyć skuteczną strategię PR-ową krok po kroku

Uniwersalna strategia PR-owa nie istnieje – powinna być „szyta na miarę”. Aby była skuteczna, musi być dopasowana do marki i tego, co chce przekazać. Ważne więc, by stworzyć plan działania, który finalnie przyniesie oczekiwane skutki.

Dzisiaj uwaga odbiorców jest towarem deficytowym. Potrzeba więc dużego wysiłku, żeby ją przyciągnąć i utrzymać.

Dlatego potrzebujesz strategii, która będzie dostosowana do twojej grupy odbiorców, a jednocześnie przekaże twoje kluczowe wartości i pomoże ci osiągnąć założone cele biznesowe.

Jak stworzyć strategię PR-ową?

1. Analiza i określenie celów.
2. Identyfikacja grup docelowych.
3. Opracowanie kluczowego przekazu.
4. Wybór narzędzi i kanałów komunikacji.
5. Zaplanowanie budżetu.
6. Opracowanie harmonogramu.
7. Realizacja i monitoring.
8. Ewaluacja i optymalizacja.

1. Analiza i określenie celów

Na samym początku musisz się zastanowić, jakie są twoje cele i dlaczego chcesz prowadzić aktywną komunikację. Do tego niezbędne będzie jednak zrozumienie, w jakiej sytuacji znajduje się twoja marka.

Analiza SWOT oraz wyznaczenie celów SMART to dwa kluczowe elementy, które pozwolą stworzyć solidne fundamenty strategii PR.

Analiza SWOT

Analiza SWOT to jedno z podstawowych narzędzi strategicznych, które pomaga zidentyfikować mocne i słabe strony naszej firmy (czynniki wewnętrzne), a także szanse i zagrożenia, jakie niesie otoczenie (czynniki zewnętrzne).

• Mocne strony to atuty, które możemy wykorzystać w komunikacji, np. innowacyjne produkty, doświadczony zespół czy pozytywne opinie klientów.
• Słabe strony to aspekty, które mogą utrudniać osiągnięcie celów PR, np. niska rozpoznawalność marki, negatywne opinie w mediach czy brak spójnej komunikacji.
• Szanse to korzystne trendy lub wydarzenia, które możemy wykorzystać w działaniach PR, np. nowe technologie, zmiany w prawie czy rosnące zainteresowanie tematem związanym z naszą branżą.
• Zagrożenia to czynniki, które mogą negatywnie wpłynąć na wizerunek marki, np. działania konkurencji, kryzys gospodarczy czy negatywne publikacje w mediach na temat twojej branży.

Określenie celów SMART

Aby cele były możliwe do osiągnięcia, powinny spełniać kryteria SMART, czyli być:

• Specific (konkretne) – jasno określone i precyzyjne.
• Measurable (mierzalne) – by móc śledzić postępy i ocenić skuteczność działań.
• Achievable (osiągalne) – realistyczne i możliwe do osiągnięcia przy dostępnych zasobach i czasie.
• Relevant (istotne) – związane z ogólną strategią biznesową firmy i wspierające jej rozwój.
• Time-bound (określone w czasie) – powinny mieć jasno określony termin realizacji.

Pamiętaj, że cele SMART to konkretny plan działania, który będziesz realizować w określonym czasie.

2. Identyfikacja grup docelowych

Skuteczna komunikacja PR to taka, która trafia do właściwych osób z właściwym przekazem.

Dlatego tak istotne jest precyzyjne określenie, kim są nasi odbiorcy, czyli grupy docelowe.

Mogą to być:

• Klienci – którzy już korzystają z naszych produktów lub usług.
• Potencjalni klienci – którzy mogą być zainteresowane naszą ofertą.
• Partnerzy biznesowi – obecni i potencjalni.
• Inwestorzy – obecni i potencjalni
• Społeczność lokalna – w której działa firma.
• Organizacje pozarządowe i instytucje publiczne – z którymi współpracujemy lub które mogą mieć wpływ na naszą działalność.

Jak określić grupę docelową?

Przeanalizuj dane demograficzne (wiek, płeć, miejsce zamieszkania), psychograficzne (zainteresowania, styl życia, wartości) oraz behawioralne (zachowania zakupowe, korzystanie z mediów) swoich obecnych odbiorców.

Możesz także przeprowadzić badania rynku, by lepiej poznać ich potrzeby i oczekiwania.

A przede wszystkim obserwuj, co ludzie mówią o twojej marce, branży i konkurencji w mediach społecznościowych.

Gdy zdobędziesz potrzebne informacje, możesz podzielić grupę docelową na mniejsze, składające się z odbiorców o podobnych cechach i potrzebach – fachowo nazywa się to segmentacją.

Dzięki temu dostosujesz komunikację do konkretnych osób i unikniesz wydawania pieniędzy na działania, które nie przynoszą efektów.

3. Opracowanie kluczowego przekazu

Kluczowy przekaz to jasne, zwięzłe i przekonujące przesłanie, które odzwierciedla wartości twojej marki oraz korzyści, jakie oferuje klientom.

Wszystkie komunikaty powinny być atrakcyjne, zrozumiałe, wiarygodne, a przede wszystkim spójne.

Powinny być też dostosowane do konkretnych celów.

Dostosowanie przekazu do odbiorców

Każda grupa celowa może mieć inne potrzeby, oczekiwania i preferencje komunikacyjne.

Dlatego tak ważne jest dostosowanie języka, stylu i formy przekazu do poszczególnych odbiorców.

Używaj języka, który jest zrozumiały i atrakcyjny dla danej grupy. Unikaj żargonu branżowego, jeśli komunikujesz się z osobami spoza branży.

Wybierz formy przekazu, które są preferowane przez daną grupę. Jeśli komunikujesz się z osobami aktywnymi w mediach społecznościowych, postaw na krótkie, angażujące treści wizualne.

Dostosuj styl komunikacji do charakteru grupy docelowej. Jeśli komunikujesz się z młodymi ludźmi, możesz pozwolić sobie na bardziej swobodny i humorystyczny ton.

4. Wybór narzędzi i kanałów komunikacji

Kiedy już wiesz, co chcesz powiedzieć i do kogo, czas zdecydować, gdzie i w jaki sposób to zrobisz.

Obecnie masz ogromny wybór. Najpopularniejsze narzędzia i kanały to:

• media tradycyjne (prasa, radio, telewizja),
• media internetowe (portale informacyjne, branżowe i lokalne),
• media społecznościowe,
• twoja strona internetowa czy blog,
• wydarzenia branżowe.

Dobór narzędzi do grupy docelowej i celów

Wybór odpowiednich kanałów komunikacji powinien być oparty na:

Grupie docelowej

Gdzie twoi odbiorcy spędzają czas? Jakie media konsumują? Jakie kanały komunikacji preferują?

Celach kampanii

Czy chcesz zwiększyć rozpoznawalność marki, budować wizerunek eksperta czy zwiększyć zaufanie i lojalność dotychczasowych klientów?

Budżecie

Jakie są twoje możliwości finansowe? Niektóre narzędzia, takie jak reklama w telewizji, mogą być kosztowne, podczas gdy inne, jak media społecznościowe czy blog firmowy, są bardziej dostępne.

Zasobach

Czy masz zespół, który może obsługiwać różne kanały komunikacji? Czy potrzebujesz wsparcia zewnętrznych specjalistów?
Jeżeli odpowiedz na powyższe pytania, znajdziesz odpowiednie miejsce dla twoich komunikatów.

5. Zaplanowanie budżetu

Planowanie budżetu pozwala określić, ile środków finansowych możemy przeznaczyć na działania komunikacyjne.

Realistyczny budżet uwzględnia zarówno koszty bezpośrednie, jak i pośrednie, a także pozwala na optymalizację wydatków, aby osiągnąć maksymalne efekty przy dostępnych zasobach.

Koszty bezpośrednie to wydatki bezpośrednio związane z realizacją działań PR, takie jak:

• opłaty za publikacje w mediach,
• produkcja materiałów prasowych i promocyjnych,
• organizacja wydarzeń,
• wynagrodzenia dla agencji PR lub freelancerów,
• koszty narzędzi i oprogramowania do monitoringu mediów i analizy danych.

Koszty pośrednie to wydatki, które nie są bezpośrednio związane z działaniami PR, ale mają wpływ na ich realizację, takie jak:

• czas pracy zespołu PR,
• koszty szkoleń i rozwoju kompetencji zespołu,
• koszty podróży służbowych związanych z działaniami PR,
• koszty administracyjne i operacyjne.

Budżet możesz łatwo zoptymalizować.

Na przykład, zamiast skupiać się na płatnych kanałach, wybierze te darmowe (social media, blog).

A zamiast nawiązywać płatne współprace, spróbuj zaproponować barter (usługa za usługę).

Szukaj niestandardowych i innowacyjnych rozwiązań, które pozwolą ci wyróżnić się na tle konkurencji.

Pamiętaj, by w pierwszej kolejności skupić się na działaniach, które przyniosą największe korzyści w stosunku do poniesionych kosztów.

6. Opracowanie harmonogramu

Harmonogram powinien uwzględniać wszystkie zaplanowane działania PR, czyli:

• przygotowanie materiałów,
• kontakt z mediami,
• działania w mediach społecznościowych,
• organizacja wydarzeń,
• a także monitoring i analizę.

Dodatkowo w planie działania powinno się uwzględnić konkretne daty (a nawet godziny), osoby odpowiedzialne za poszczególne zadania i czas potrzebny na ich realizację.

Co ważne – pamiętaj, żeby twój harmonogram miał możliwość wprowadzania zmian i był na bieżąco aktualizowany!

Najpopularniejszym sposobem na zarządzanie projektami jest wykorzystanie diagramu Gantta.

Możesz jednak użyć do tego gotowych narzędzi, np. kalendarz Google, Trello, lub przygotować arkusz w Excelu, gdzie uwzględnisz wszystkie potrzebne informacje.

7. Realizacja i monitoring

Plan jest gotowy. Czas więc na jego wdrożenie.

Na tym etapie twoja kampania PR-owa powinna już działać, a kolejne zadania z harmonogramu być realizowane.

To jednak nie koniec. Teraz musisz monitorować efekty i reagować na zmieniające się okoliczności.

Systematycznie śledź postępy prac i sprawdzaj, czy działania są realizowane zgodnie z planem oraz czy osiągają zamierzone efekty.

Wskaźniki efektywności (KPI)

Mierzenie efektów działań PR pozwala ocenić ich skuteczność i dostarcza cennych informacji, które można wykorzystać do optymalizacji strategii.

Co może być wskaźnikiem efektywności?

• Zasięg – liczba osób, które widziały twój komunikat (np. liczba wyświetleń artykułu, liczba obserwujących w mediach społecznościowych).
• Zaangażowanie – liczba interakcji z twoimi treściami (np. polubienia, komentarze, udostępnienia).
• Wzmianki w mediach – liczba publikacji na temat Twojej marki w mediach tradycyjnych i online.
• Ruch na stronie internetowej – liczba odwiedzin strony www generowanych przez działania PR.

W zależności od celów takimi wskaźnikami może być również sprzedaż lub zwrot z inwestycji.

8. Ewaluacja i optymalizacja

Ostatnim etapem jest ewaluacja i optymalizacja. To moment refleksji, analizy wyników i wyciągania wniosków na przyszłość.

Ewaluacja to proces oceny skuteczności działań PR, który pozwala zrozumieć, co zadziałało dobrze, a co wymaga poprawy.

Przeanalizuj, czy udało ci się osiągnąć założone cele i jakie wyniki osiągnęła kampania. Następnie zastanów się, co zadziałało dobrze, a co można było zrobić lepiej, a na koniec wyciągnij wnioski i pomyśl, co następnym razem możesz zrobić inaczej.

Stworzenie skutecznej strategii PR to proces wymagający czasu, zaangażowania i wiedzy.

Jeśli jednak starannie podejdziesz do każdego z powyższych aspektów, możesz spodziewać się sukcesu.

Potrzebujesz pomocy w opracowaniu lub wdrożeniu strategii PR? Skontaktuj się z nami!

Nasz zespół doświadczonych specjalistów pomoże ci stworzyć skuteczną strategię, która przyniesie twojej marce wymierne korzyści.

 

Zdjęcia do artykułu powstały przy użyciu AI.