Następny dzień po przetargu

Wybór konkretnej agencji realizującej tak poważne działania jak komunikacja z rynkiem to tylko pierwszy krok do sukcesu. Jak uniknąć braku efektów? Jak nie zmarnować czasu, który został poświęcony na przeprowadzenie selekcji i przetargu?

Najpierw jest obraz „tej jedynej”. Obiecuje wierność i zaangażowanie. Odziana w atrakcyjne slajdy power pointa szepcze czule o tajemnicach z branży. Jest rozważna i pełna deklaracji. A potem nadchodzi ten przykry moment, w którym menedżer odpowiadający za PR musi zamienić wyobrażenia na konkrety. Oto 5 prostych czynności, które nie zamienią potencjału w rozczarowanie.

1. Poznajmy się bliżej. Przygotowanie przemyślanego dnia otwartego w firmie pozwoli konsultantom z agencji poczuć atmosferę organizacji. Spotkania z kluczowymi dla komunikacji menedżerami zaowocują w przyszłości szybszym przepływem informacji. Wspólny lunch to szansa na przełamanie lodów. Wycieczka po biurze zamieni szklany obraz „firmy od ubezpieczeń” w twarze konkretnych ludzi, dla których zawsze chętniej się pracuje.

2. Biznes przede wszystkim. Jeśli agencja nie wywodzi się z rynku ubezpieczeniowego to trzeba założyć, że potrzeba bardzo dużo czasu na wytłumaczenie konsultantom biznesu. W takim wypadku nie wystarczy wysyłać prezentacji strategicznych i linków do strony. Konieczne będą spotkania (czasem wielogodzinne) przede wszystkim z działami likwidacji szkód, infolinii, sprzedażą. Wszędzie tam, gdzie jest styk z klientem, agencja musi działać precyzyjnie. Rolą menedżera jest upewnienie się, że cele biznesu są dla agencji zrozumiałe.

3. Zegarek jest dla wszystkich. Agencja pełni rolę podwykonawcy. Nawet przy najbardziej profesjonalnym założeniu, że będzie to część zespołu komunikacji w firmie (tyle że bez etatu) ograniczenia czasowe powodują, że maile ze strony agencji mają zawsze niższy priorytet niż tematy współpracowników, o szefach nie wspominając. Trzeba jednak pamiętać, że niepilnowanie deadline’ów na własnym podwórku bardzo szybko może stać się destrukcyjne. Agencja nie będzie efektywna w krótkim terminie. Ale co gorsze poczuje, że terminy są rzeczą dyskusyjną.

4. Old fashioned, a wciąż działa. Jestem zwolennikiem nowinek komunikacyjnych, które pozwalają być w kontakcie z agencją non-stop bez względu na jej lokalizację. Równocześnie uważam, że osobiste spotkanie z konsultantami 2 razy na kwartał znacznie zwiększa efektywność pracy operacyjnej. Nie wierzę w model: skoro wszystko idzie super, nie będziemy na siebie tracili czasu. Osobiste spotkania mobilizują agencję do większej kreatywności. Dają jej również szansę na pociągnięcie menedżera za język, wyłapanie niuansów, drobiazgów, które pozwalają na efektywniejszą pracę. To głównie od menedżera zależy, jak owocne będą takie spotkania.

5. Warto inspirować. Od agencji obsługującej zakład ubezpieczeń należy oczekiwać znajomości branży, produktów i trendów w sprzedaży. Skoro agencja wystawia faktury, to menedżer ma prawo korzystać z profesjonalnej wiedzy po jej stronie. Jeśli jednak mamy dostęp do analiz czy badań, to trzeba je podsyłać jako inspirację do agencji. To samo dotyczy tematów informacji prasowych. Jeśli  piarowiec-klient wpadnie na jakiś ciekawy news, przeczyta coś interesującego, to mimo zależności z kategorii „płacę więc wymagam”, powinno się wykonać pierwszy ruch i zainspirować agencję.

Wojciech Wężyk, Managing Partner w Brandscope