Jak napisać skuteczną informację prasową?

Informacje prasowe to jedno z najskuteczniejszych narzędzi komunikacji w public relation i sprawdzony sposób na budowanie trwałej relacji z mediami. Jak ją napisać, by dotarła do jak największej liczby odbiorców?

Informacja prasowa – o czym pisać i jaka jest jej rola?

Informacja prasowa to oficjalny komunikat przygotowany przez firmę, który ma na celu przekazanie mediom istotnych informacji o wydarzeniach, produktach, usługach lub zmianach w przedsiębiorstwie.

Stanowi istotny element strategii PR-owej.

Może skupiać się na ogólnym wizerunku firmy i ważnych zmianach wewnętrznych lub kontekstowo opisywać konkretny produkt lub usługę.

To narzędzie komunikacji służy do przekazywania newsów w sposób przejrzysty i gotowy do wykorzystania przez dziennikarzy.

Z jednej strony dostarcza mediom wartościowych treści, z drugiej pozwala organizacjom kontrolować przekaz i budować relacje z przedstawicielami mediów.

Jeżeli napiszesz ją dobrze – zachęcisz dziennikarzy do jej publikacji, a to oznacza:

• darmową ekspozycję marki,
• dotarcie do szerokiego grona odbiorców.

Taka publikacja to również bardziej wiarygodna forma promocji – informacje przekazywane przez niezależne media cieszą się większym zaufaniem konsumentów.

Regularnie publikowane komunikaty prasowe pomagają w utrzymaniu stałej obecności w mediach, co wzmacnia rozpoznawalność marki i pozycjonuje firmę jako eksperta w danej dziedzinie.

Z czego składa się dobra informacja prasowa?

Skuteczna informacja prasowa składa się z kilku kluczowych elementów, które decydują o jej wartości dla mediów, czytelników i branży.

Przyciągający uwagę nagłówek

Nagłówek to pierwsza i często jedyna część informacji prasowej, którą przeczyta zabiegany dziennikarz.

Musi więc być na tyle intrygujący, by zachęcić do dalszej lektury, a jednocześnie konkretny i informacyjny.

Dobry nagłówek powinien być zwięzły (najlepiej 60-80 znaków), zawierać słowa kluczowe i jasno komunikować główną wartość informacyjną.

Należy unikać żargonu branżowego, zbyt kreatywnych metafor czy marketingowych przymiotników.

Lead zawierający najważniejsze informacje

Lead to pierwszy akapit informacji prasowej, który powinien zawierać kwintesencję całego komunikatu.

Zgodnie z zasadą 5W (z ang. who, what, where, when, why), dobry lead odpowiada na pytania:

1. Kto jest podmiotem informacji?
2. Co się wydarzyło lub wydarzy?
3. Gdzie miało lub będzie miało miejsce to wydarzenie?
4. Kiedy dokładnie to nastąpiło lub nastąpi?
5. Dlaczego to jest istotne/interesujące?

Lead nie powinien przekraczać 3-4 zdań i około 350 znaków.

Rozwinięcie tematu – zasada odwróconej piramidy

Po leadzie następuje część główna komunikatu prasowego, w której należy rozwinąć temat i dostarczyć szczegółowych informacji.

Tekst powinien być uporządkowany według zasady odwróconej piramidy – od najważniejszych informacji do najmniej istotnych.

W rozwinięciu warto zawrzeć:

• szerszy kontekst wydarzenia lub produktu,
• dokładniejsze dane techniczne, parametry, funkcjonalności,
• potencjalne korzyści dla klientów/użytkowników,
• dane liczbowe, wyniki badań, statystyki,
• odniesienia do aktualnych trendów rynkowych lub wydarzeń branżowych.

Ta część powinna być podzielona na logiczne akapity, z których każdy rozwija inny aspekt tematu. 

Cytaty przedstawicieli firmy/ekspertów

Cytaty ożywiają tekst i dodają mu wiarygodności. Powinny pochodzić od osób kompetentnych w danym temacie – prezesa firmy, dyrektora działu, eksperta branżowego lub kierownika projektu.

Cytaty pozwalają wprowadzić element subiektywnej oceny i emocji do obiektywnego w założeniu tekstu informacji prasowej.

Warto umieścić 1-2 cytaty w informacji prasowej, pamiętając o ich odpowiednim wyróżnieniu w tekście.

Informacja o firmie/organizacji

Podstawowe informacje o firmie (tzw. stopka) to wizytówka, która pozwala dziennikarzowi szybko zorientować się, kim jest nadawca komunikatu.

W tej części warto uwzględnić:

• pełną nazwę firmy lub organizacji,
• główny profil działalności,
• kluczowe produkty lub usługi,
• adres strony internetowej,
• adres e-mail osoby odpowiedzialnej za komunikację.

Kluczowe cechy skutecznego komunikatu prasowego

Informacja prasowa musi tak naprawdę dotrzeć do dwóch grup odbiorców:

• dziennikarzy, którzy ją opublikują,
• i odbiorców/czytelników, którzy będą chcieli się z nią zapoznać.

Należy więc stosować się do kilku zasad, aby zdobyć i utrzymać uwagę odbiorców.

Zwięzłość i konkretność

Skuteczna informacja prasowa charakteryzuje się precyzją i ekonomią słów. Dziennikarze codziennie otrzymują dziesiątki komunikatów, dlatego cenią teksty, które szanują ich czas.

Zwięzłość nie oznacza jednak pomijania istotnych informacji – chodzi o umiejętność przekazania ich w sposób skondensowany i przystępny.

Każde zdanie w informacji prasowej powinno nieść konkretną wartość informacyjną.

Jeśli można je usunąć bez szkody dla przekazu, prawdopodobnie jest zbędne.

Aktualność i newsowość

Podstawową cechą dobrej informacji prasowej jest jej newsowość.

Dziennikarze szukają treści, które zaciekawią ich odbiorców, dlatego komunikat powinien jasno odpowiadać na pytanie: „Dlaczego to jest ważne właśnie teraz?”.

Elementy zwiększające newsowość informacji prasowej to:

• premiery produktów i usług,
• wyniki badań lub raporty branżowe,
• znaczące zmiany kadrowe lub organizacyjne,
• fuzje, przejęcia, wejścia na nowe rynki,
• osiągnięcia, nagrody, certyfikaty,
• wpisanie się w aktualne trendy społeczne lub gospodarcze.

Poprawność językowa

Dziennikarz, który musi poprawiać błędy w tekście, traci czas i może zrezygnować z wykorzystania materiału.

Każda informacja prasowa powinna przejść dokładną korektę, najlepiej przez osobę inną niż autor tekstu.

Warto również zadbać o jednolity format zapisu (daty, godziny, procenty) w całym dokumencie.

Odpowiednia długość

Optymalna długość informacji prasowej to 1-2 strony formatu A4 (około 300-500 słów).

Krótsze teksty mogą nie zawierać wystarczającej ilości informacji, dłuższe natomiast rzadko są czytane w całości przez dziennikarzy.

Aby utrzymać odpowiednią długość tekstu, należy skupić się na jednym głównym temacie zamiast poruszać wiele wątków.

Jeśli temat wymaga obszerniejszego omówienia, warto przygotować dodatkowe materiały (np. backgrounder, white paper), które będą dostępne na życzenie zainteresowanych dziennikarzy.

Unikanie promocyjnego języka

Jednym z najbardziej powszechnych błędów w informacjach prasowych jest nadużywanie marketingowego języka.

Zbyt promocyjny język sprawia, że komunikat traci swoją wiarygodność i jest postrzegany jako zwykła reklama.

Tym samym zmniejszają się szanse na publikacje.

Typowe przejawy promocyjnego języka:

• Nadużywanie superlatywów (najlepszy, najnowocześniejszy, rewolucyjny).
• Puste określenia bez poparcia faktami (innowacyjny, przełomowy, wyjątkowy).
• Nadmierne wykorzystanie wykrzykników.
• Subiektywne oceny bez uzasadnienia.
• Bezpośrednie zachęty do zakupu lub skorzystania z usługi

Informacja gotowa – co dalej? Jak dotrzeć do mediów i odbiorców

Po napisaniu informacji prasowej kluczowe staje się jej strategiczne „wypuszczenie w świat” oraz monitorowanie efektów.

Musisz więc zadbać, by tekst dotarł do właściwych odbiorców.

W pierwszej kolejności warto skoncentrować się na profesjonalnym sformatowaniu komunikatu (np. dodanie nagłówka, danych kontaktowych) i korekcie, która wyłapie nie tylko błędy językowe, ale też ewentualne luki w przekazie.

Następnie przychodzi czas na dystrybucję, czyli wysyłkę do wybranych mediów, oraz publikację na stronie firmy czy mediach społecznościowych.

Tu liczy się precyzja – lepiej wysłać informację do dziesięciu zaangażowanych dziennikarzy niż do stu przypadkowych redakcji.

Podsumowanie

Efektywna informacja prasowa to klucz do sukcesu w relacjach z mediami.

Skuteczna informacja prasowa to efekt połączenia dobrego warsztatu dziennikarskiego z umiejętnościami PR-owymi i głębokim zrozumieniem mechanizmów funkcjonowania mediów.

Wdrożenie przedstawionych wskazówek może znacząco zwiększyć efektywność komunikacji z mediami i przełożyć się na wymierne korzyści wizerunkowe dla organizacji.

Regularnie analizuj efekty swoich działań, zbieraj feedback od dziennikarzy i bądź otwarty na modyfikacje swojego podejścia.

Przede wszystkim jednak pamiętaj o podstawowej zasadzie: informacja prasowa ma służyć dziennikarzowi, dostarczając mu wartościowych treści, które zainteresują jego odbiorców.

Jeśli będziesz konsekwentnie realizować tę zasadę, twoje informacje prasowe będą skuteczne i doceniane przez media.

Informacje prasowe to skuteczne narzędzie PR-owe, wymaga jednak dobrego warsztatu, wiedzy eksperckiej i czasu.

Brakuje Ci chociaż jednego z tych czynników? Zostaw to nam! My mamy je wszystkie.

Skontaktuj się z Brandscope, wspólnie omówimy plan, jak możemy Ci pomóc.